Como conferir o SPED antes de transmitir: roteiro de 12 verificações

Quase ninguém abre o SPED antes de transmitir. E o motivo não é descuido profissional — é que o arquivo não foi feito para ser lido por gente.

É um .txt sem cabeçalho, onde cada linha começa com um código de registro e nenhuma coluna tem nome. Você precisa saber de cor que VL_BC_ICMS é base de cálculo do ICMS e que o campo de posição tal do C170 é o valor do item.

O resultado é que a conferência real acaba acontecendo depois — quando o cruzamento já foi feito por outra pessoa.

Este roteiro inverte essa ordem. São doze verificações que dá para fazer com filtro de planilha, sem contratar nada.

Antes de começar: monte a base

Nenhuma das verificações abaixo funciona bem olhando o .txt cru. Você precisa de uma base tabular, e ela nasce da junção de três registros que vivem separados no arquivo:

• C100 — a capa de cada documento: número, data, participante, situação, valores totais.
• C170 — os itens de cada documento: CFOP, CST, quantidade, valores, alíquotas.
• 0200 — o cadastro dos produtos: código, descrição, NCM, unidade, alíquota cadastrada.

Una os três pelo identificador do documento e pelo código do item. Feito isso uma vez, as verificações viram filtros.

As cinco verificações no SPED

• 1. CFOP contra CST de ICMS. Agrupe pelos pares e olhe os grupos raros. Os pares corretos aparecem milhares de vezes; os errados aparecem em punhados pequenos.
• 2. CST de substituição tributária sem ICMS-ST lançado. Filtre os itens com CST de ST e verifique se há valor de ICMS retido. Vazio ou zero é achado.
• 3. Produto monofásico com débito de PIS/COFINS destacado. Em produto monofásico a tributação foi concentrada na indústria. Destaque de novo na revenda é imposto pago duas vezes. Liste os NCMs em regime monofásico do seu acervo e cruze com os itens que têm débito destacado.
• 4. Alíquota escriturada contra o cadastro do item. Compare a alíquota que saiu na escrituração com a alíquota do 0200 para aquele código de produto. O sinal de alerta mais revelador é o mesmo código com duas alíquotas diferentes no mesmo período — significa recadastramento no meio do mês.
• 5. Documento cancelado com valor lançado. Cruze a situação do documento no C100 com os valores. Documento cancelado não pode compor a apuração.

As sete verificações nos XMLs

• 6. NCM inválido. Antes de validar existência na tabela vigente, valide o formato: precisa ter oito dígitos e não pode ser zerado. NCM genérico preenchido só para o sistema aceitar é o caso mais comum e o mais caro, porque o NCM define IPI, substituição tributária e regime monofásico.
• 7. CFOP contra CST no XML. A mesma matriz do item 1, aplicada ao documento que a SEFAZ já tem. Divergência entre XML e SPED no mesmo par indica onde o erro nasceu.
• 8. CEST em item sem substituição tributária. O CEST só faz sentido em operação sujeita a ST. Preenchido fora desse contexto, é inconsistência formal.
• 9. Monofásico com PIS/COFINS destacado no XML. Mesma lógica do item 3, agora na origem — antes de virar escrituração.
• 10. Alíquota de ICMS contra a UF de destino. Operação interestadual tem alíquota própria. Compare a UF do destinatário com a do emitente e confira se a alíquota destacada corresponde. Cadastro de cliente com UF errada é a causa mais frequente.
• 11. Simples Nacional destacando ICMS próprio. Verifique o regime declarado no XML do emitente. Optante pelo Simples com ICMS próprio destacado gera crédito indevido para o destinatário.
• 12. Prova real do item. Recalcule quantidade vezes valor unitário e compare com o valor do produto declarado. Diferenças de centavos por arredondamento de ERP, desconto no campo errado ou conversão de unidade aparecem aqui, e aparecem em quantidade.

O décimo terceiro ponto

Depois das doze, cruze as chaves de acesso: as escrituradas no C100 contra as reais lidas na raiz de cada XML. Chave que existe no XML e não no SPED é nota emitida sem escrituração.

Esse é o cruzamento que dá origem à malha fiscal, e o único da lista que exige os dois acervos completos do mesmo período.

A conta que muda tudo

Doze verificações, aplicadas item a item.

Uma nota com dez itens são cento e vinte checagens. Um acervo de três mil notas passa de um milhão.

Não existe equipe que faça isso no braço. E como não existe, o que acontece na prática é conferência por amostragem — que funciona bem para achar erro grosseiro e é inútil para achar o erro que se repete em silêncio.

A diferença entre os dois é justamente a diferença entre um ajuste e uma autuação. Uma nota com CFOP errado é descuido. A mesma divergência em trezentas notas é regra mal configurada gerando erro em escala, todo dia, sem ninguém apertar nada.